飲食店の売上管理で見るべき5項目まとめ 売上はあるのに利益が残らない？からの脱却

レジのデータや会計ソフトの月次レポートは、毎月ちゃんと出てきます。

でも、それを見て何かを変えたかと聞かれると、答えに詰まっていた時期がありました。

売上管理という言葉から思い浮かぶのは「数字を集める」ことですが、集めるだけでは店は変わりません。

私が変わったのは、集めた数字を1枚の表に並べ、毎週決まった曜日に見る運用に変えてからです。

先に結論を書きます。飲食店の売上管理で見るべきは、売上・客数・客単価・原価率・人件費率の5項目。これを1枚の表に落とし、毎日1分の入力と週1回の振り返りで回す。

この記事では、パン屋2店舗を運営する立場から、実際に続けている売上管理の項目と運用を書きます。

原価と人件費を見ていなかったことが、飲食店の売上管理でいちばんの落とし穴だった

飲食店の売上管理を始める前、自分が見ていたのは売上の数字だけでした。

今月は前年より多いか少ないか。それさえ見ていれば店は回っている、と思っていました。

ところが、売上は伸びているのに手元に利益が残らない時期がありました。

原因は、世の中の物価が上がっているのに、価格設定をそれまでのまま据え置いていたことです。

仕入れの原価は上がり続けているのに売価を動かさなかったので、原価率は30％を超え、人件費率は40％程度まで上がりました。

原価率と人件費率を足したFL比率は69.1％に達し、売上が立っても利益がほとんど残らない構造になっていました。

この経緯は数字を見ない経営者だった頃の話にも書きましたが、崩れていたのは価格設定そのものではなく、原価と人件費を売上と並べて見る習慣がなかったことでした。

売上だけを見ていると、原価が上がっていることにも、人件費が重くなっていることにも気づけません。気づいたときには、両方が同時に悪化していました。

売上だけを見る癖は、数字を集めていても抜けない

厄介なのは、売上のデータ自体はきちんと記録していたことです。

POSのレポートも、会計ソフトの月次推移も見ていました。それでも原価と人件費の悪化に気づけなかったのは、別々の資料に分かれていて、並べて見る発想がなかったからです。

飲食店の売上管理でつまずくのは、数字が足りないからではなく、並べていないからだと今は思っています。

原価と人件費のどちらかだけを見ていても、判断を誤ります。

原価率だけ改善しても人件費率が重ければ利益は残りませんし、逆もまた同じです。2つを別々の担当・別々の資料で管理していると、この重なりに誰も気づけません。

自分の店の場合、原価は仕入れの請求書、人件費は勤怠システム、売上はPOSと、資料が3つに分かれていたことが、悪化に気づくのを遅らせた一番の要因でした。

売上・客数・客単価に原価率と人件費率を足すと、飲食店の売上管理は5項目で足りる

FL比率が69.1％まで悪化した状態から、今は62％前後まで戻っています。

戻すきっかけになったのが、売上・客数・客単価・原価率・人件費率の5項目を1枚の表に並べて、毎週同じ曜日に見る運用でした。

5項目にした理由は単純です。

売上だけでは何が起きているか分かりませんが、5つを並べると原因まで見えるようになります。

• 売上：全体の水準。前年・前月と比べる基準
• 客数：売上の増減が客数の変化なのか、客単価の変化なのかを切り分ける材料
• 客単価：値上げや商品構成の変更が効いているかの確認
• 原価率：仕入れ値の変動や、廃棄・ロスの影響が出ていないかの確認
• 人件費率：シフトの組み方や配置が売上に対して重いか軽いかの確認

原価率は廃棄まで含めて記録する

原価率という1つの数字だけを見ていると、仕入れ値の変動しか追えません。

自分の店では、原価率の後ろに廃棄の記録を重ねています。

商品名・製造数・販売数・廃棄数・廃棄原価・廃棄理由・売り切れ時間の7項目を残すようにしてから、原価率が動いた週に「仕入れが上がったのか、廃棄が増えたのか」を切り分けられるようになりました。

廃棄率はいまも5％程度出ますが、原因が仕入れなのか廃棄なのか分からないまま原価率だけを見ていた頃より、対策の的が絞れています。

原価率と人件費率を足すとFL比率になる

この5項目の中で、原価率と人件費率を足した数字がFL比率です。

飲食店の経営指標としてよく目安にされますが、自分の場合はこれを毎週の表に組み込んだことで、初めて「原価が上がっているのか、人件費が重いのか」を切り分けられるようになりました。

数字を並べると分かるのは、回復のほとんどが人件費率の改善だったことです。

原価率はほぼ横ばいのまま、人件費率だけを7ポイントほど下げたことで、FL比率全体が下がりました。

原価率と人件費率を1つの表に並べていなければ、この違いには気づけませんでした。人件費率を7ポイント下げた具体的な手順は飲食店の人件費削減｜FL比率を7.6ポイント下げた実例で解説にまとめているので、ここでは表への落とし方に絞ります。

毎日1分の入力と週次の振り返りで、飲食店の売上管理表は回る

表自体は難しくありません。

毎日の営業後に、その日の売上・客数・客単価を入力するだけなら1分もかかりません。

原価率と人件費率は仕入れや勤怠の締めのタイミングでまとめて入れるので、毎日ではなく週1回の更新で足ります。

毎日入れる項目と週1回でいい項目を分ける

毎日入れる項目と週1回でよい項目を分けておくと、日々の負担が増えず続けやすくなります。

毎日：売上・客数・客単価。週1回：原価率・人件費率。この線引きだけで、忙しい日でも入力が止まりにくくなりました。

自分の店では、この5項目に加えて前日の最低気温と天気も毎日記録しています。

パン屋の客数は天候ではっきり動くので、売上の増減が天候によるものか、それ以外の要因かを見分けるために必要でした。

天候まで記録している店はあまり多くないと思いますが、雨の日の客数減がどの程度で収まるかを実測できるようになったのは、この記録があったからです。

天候と条件をそろえて比べる

入力した数字は、週1回、決まった曜日にまとめて見ます。見るときに意識しているのは、条件をそろえて比べることです。

平日と土日、晴れの日と雨の日、告知をした日としていない日を分けて並べると、「客単価が落ちたのは値付けの問題か、告知をしていない週だったからか」が数字で判断できます。

1つの表に並べるだけで終わらせず、条件で区切って比べる、という一手間が判断の精度を上げます。

週1回の振り返りで見ているのは、次の3つだけです。

• 1つ目は今週の5項目を前週・前年同週と並べた数字。
• 2つ目はFL比率が普段の水準から外れていないか。
• 3つ目は現場から出た「今週は忙しかった」「暇だった」という体感

と、数字が一致しているかどうかです。

体感と数字がずれている週は、記録の入力ミスか、何か特別な要因が起きているサインなので、次の週に持ち越さずその場で確認します。

季節変動やシフトの数字と切り離さないのが、飲食店の売上管理を活かすコツ

5項目の表だけでも十分に使えますが、実際の運用では、季節変動やシフトの数字とセットで見ています。

季節変動と売上管理表を重ねる

売上が前年より落ちた週があっても、それが季節による自然な波なのか、店側の問題なのかを5項目の表だけでは判断できません。

夏場は毎年売上が落ちる傾向がありますが、前年比と前月比を並べて確認する方法は飲食店の売上の季節変動｜前年比と前月比で見分ける方法に書いた通りです。

5項目の表に季節性の視点を重ねると、「落ちているのは季節のせいで、水準そのものは上がっている」という判断ができるようになります。

人件費率が重い週はシフトまで下りて確認する

人件費率が想定より重い週は、シフトの組み方まで下りて確認します。

売上に対して人件費率が高い週は、たいてい人時生産性が基準から外れています。

時間帯別の必要人数から組み立て、週次で売上と実労働時間を並べて見直す手順は飲食店のシフトの組み方｜人時生産性を基準にした手順で詳しく書いています。

売上管理表の人件費率が動いたときに、どこを直すかまでたどり着けるのは、この2つを切り離さずに見ているからです。

よくある2つの失敗が、飲食店の売上管理を止めかけた

飲食店の売上管理を始めたばかりの頃、自分がやってしまった失敗が2つあります。

1つ目は、項目を増やしすぎたことです。5項目で十分だと分かるまでは、メニュー別の売上構成比や時間帯別の売上まで一気に表に詰め込もうとしました。

入力する項目が多いと、忙しい日に入力が後回しになり、数日分まとめて思い出しながら入れることになります。結局、精度の低い数字が並ぶだけの表になり、しばらくして更新が止まりました。

2つ目は、月末にまとめて見ていたことです。月1回の確認だと、原因が起きてから1か月近く気づかないまま営業を続けることになります。

原価率が悪化した週があっても、月末にまとめて見たときには「今月は少し高かった」としか分からず、どの週の何が原因かまでは追えません。週1回に変えてからは、悪化した週のあいだに気づいて手を打てるようになりました。

2つの失敗に共通しているのは、多くの情報を一度に扱おうとしたことです。

項目を絞り、頻度を上げたほうが、結果として続きました。

管理表は完成させてから使うものではなく、使いながら項目を削っていくものだと考え方を変えたのは、この2つの失敗があったからです。

まとめ｜飲食店の売上管理は今日から書ける5項目から

飲食店の売上管理で変わったのは、集める数字の量ではなく、5項目に絞って毎週見る運用そのものでした。

原価と人件費を売上と並べて見ていなかったことが、FL比率が69.1％まで悪化した原因でした。

売上・客数・客単価・原価率・人件費率を1枚の表に落とし、毎日1分の入力と週1回の振り返りで回してからは、悪化の兆候に週単位で気づけるようになりました。

今日から着手できる形にすると、次のようになります。

• 売上・客数・客単価を、毎日の営業後に1分で入力する欄を作る
• 原価率・人件費率は、仕入れと勤怠の締めに合わせて週1回まとめて入れる
• 前日の最低気温と天気を、分かる範囲で毎日記録に加える
• 週1回、決まった曜日に5項目を見る時間を決める
• 平日・土日、晴れ・雨、告知の有無で条件をそろえて比べる
• 項目を増やしすぎず、まずは5項目だけで1か月続ける

全部を同時に始めなくて構いません。毎日の3項目から始めれば、1か月後には原価率と人件費率を足すための土台ができています。