話が長いと言われる人へ｜伝わる短さに変える3つの直し方
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話が長いと言われた経験があると、次に話すときも身構えてしまいます。短くしようとするほど、何を削ればいいのか分からなくなるという人も多いと思います。
結論から言うと、話が長いのは話す力が足りないからではなく、渡している要素が多すぎるからです。
1回に伝えるテーマを1つに絞り、前置きをやめ、最後の一言だけ先に決めておく。この3つで、同じ内容でも伝わり方が変わります。
私はパン屋を2店舗運営していて、朝礼やスタッフとの面談で毎日話しています。
伝わらない日の自分を振り返ると、決まって要素を詰め込みすぎていました。この記事では、話が長いと言われる原因と、その場で直せる方法を整理します。
もくじ
話が長い人の特徴は、話しながら考えていること
話が長い人の特徴としてまず挙げられるのは、話しながら考えていることです。
頭の中に浮かんだ順にそのまま出しているため、聞き手には整理されていない状態のまま届きます。
頭の中は、きれいな順番では浮かびません。あんなことがあった、でもあの時はこうだった、という具合にばらばらに出てきます。
それを整える作業をしないまま口に出せば、ばらばらのまま相手に渡ることになります。
順番を整えるのは、話す側の仕事
聞き手が頭の中で組み立て直してくれる、ということはまずありません。
順番を決めるのは話す側の役割です。
私も、思いついた順に話してしまった朝礼のあと、スタッフから「結局どれを優先すればいいですか」と聞かれたことがあります。
伝えた量は多かったのに、伝わった量はゼロに近かったということです。
話が長い人の特徴は、要素の数に出る
話の長さは、時間ではなく要素の数で決まります。10分話しても、伝えたことが1つなら長いとは感じられません。
逆に3分でも、話題が5つ入っていれば長く感じます。
削れないのは、優先順位を決めていないから
短くできない人は、どれも大事だと思っています。
ただ、全部大事だと言うのは、何も選んでいないのと同じです。今日この場で相手に持ち帰ってほしいものを1つ選ぶところから始まります。
話が長いと「頭が悪い」と思われてしまう理由
話が長い人は頭が悪いと言われることがありますが、これは正確ではないと思います。
実際には、考えている量が多い人ほど話が長くなりやすいからです。
伝わらない原因は、知識ではなく編集
問題は知識や理解力ではなく、編集していないことにあります。考えた過程をすべて見せると、聞き手は結論を探しながら聞くことになります。
その負荷が「分かりにくい人」という評価に変わります。
結論が最後にあると、評価が下がる
日本語は結論が後ろに来やすいため、意識しないと最後まで結論が出てきません。
会議で「結局何が言いたいのか」と言われるのは、内容ではなく順番の問題であることがほとんどです。
先に結論を置くだけで、同じ話でも評価は変わります。報告の形を決めておくと、この順番が崩れにくくなります。
日々の報告を型にする方法は、飲食店の日報は何を書く？続く項目に絞れば、翌日の行動が変わるにまとめています。
話が長い人が自分の話ばかりになるのは、テーマを絞れていないから
話が長い人は自分の話ばかりする、という言われ方もします。本人にその意図はなくても、関連して思い出した話をそのつど足していくと、結果として自分の話が増えていきます。
1回の話にテーマは1つ
対策はシンプルで、1回の話にテーマを1つだけにすることです。出来事が3つ出てくるのは構いません。
それが1つのテーマを支えているなら、聞き手は混乱しません。
自分でも確かめられます。話し終えたあとに「要するに何を伝えたか」を一言で言えるかどうか。言えなければ、テーマが複数入っています。
思いついたことは、その場で全部渡さない
話している最中に別のことを思いつくのは自然です。ただ、それを同じ流れに混ぜると、どれが本題か分からなくなります。
物のお土産なら複数渡しても区別がつきますが、話は混ざります。思いついたことは、話し終えたあとに「もう1つだけ」と分けて出すほうが届きます。
前置きをやめる
もう1つ効くのが、前置きをやめることです。「うまく話せませんが」「お時間をいただきまして」といった入りは、本題の前に集中を消費します。
いきなり本題から入ると、聞き手の姿勢が変わります。私は朝礼で、天気やあいさつから入るのをやめて、その日いちばん気をつけてほしいことから話すようにしました。
それだけで、聞いている人の顔つきが変わります。
話が長い人にイライラするのは、終わりが読めないから
話が長い人にイライラする、という声はよく聞きます。ただ、苛立ちの原因は長さそのものではなく、終わりが読めないことにあります。
見通しがあるだけで、受け取り方が変わる
同じ5分でも、「3つあります」と最初に言われた話と、いつ終わるか分からない話では、聞く側の負担がまったく違います。
先に数と所要時間を言うだけで、長さへの不満は減ります。
聞き手の時間を奪っている自覚を持つ
営業中に長い話を始めると、スタッフは作業を止めたまま聞くことになります。
厨房も売り場も動いている時間帯なら、その数分は売上にも関わります。
話の長さは、相手の時間を使っているという意味で、コストでもあります。
私は忙しい時間帯の連絡は口頭ではなく短文で渡し、詳しい話は営業後に回すようにしています。
集客や運営の改善も、優先順位を決めてから手をつけるほうが進みます。どこから直すかの順番は、店舗集客を立て直す、最初の4ステップで整理しました。
改善案を洗い出して「今やるべき3つ」に絞る手順は、店舗集客、何から始める？72個の改善案から「今やるべき3つ」を決める実践メソッドにまとめています。
話が長い人といると疲れるのは、要点を相手に探させているから
話が長い人といると疲れる、という感覚にも理由があります。聞き手が、要点を探す作業を代わりにやらされているからです。
探す作業を、話す側が引き受ける
どこが本題で、どれが補足なのか。それを話す側が示さないと、聞き手は全部を覚えながら聞くことになります。
これは想像以上に消耗します。
「大事なのはここです」と一言入れるだけで、聞き手は力を抜いて聞けます。聞く側の負担を減らすことが、短く伝えることの目的でもあります。
短く話すことは、冷たいことではない
短く話すと、そっけない印象になるのではと心配する人もいます。私もそう思っていた時期がありました。
ただ、実際に短くしてみると、相手からの質問が増えました。短く伝えたぶん、やり取りの時間が生まれたということです。
話す量は減っても、会話の量は増えています。
ビジネスで話が長い人が損をするのは、判断の場から外されていくから
ビジネスの場面で話が長いと、単に嫌われるだけでは終わりません。意思決定の場に呼ばれなくなる、という形で損をします。
判断する人は、結論を先に求める
決裁する立場の人は、複数の案件を並行して見ています。結論と理由が先に出てこない報告は、後回しにされます。
内容が良くても、伝わる順番になっていなければ通りません。
これは能力の評価ではなく、渡し方の問題です。
数字を先に出すと、話は短くなる
私が報告を短くするためにやったのは、数字を先に置くことでした。売上、客数、客単価のどれがどう動いたかを先に言えば、そのあとの説明は要点だけで済みます。
数字を見ずに感覚で話していた頃は、説明が長く、結論も曖昧でした。
その頃のことは数字を見ない経営者だった頃の話に書いています。
会議では、先に「3つあります」と言う
会議で話すときは、冒頭に数を宣言するようにしました。
「3つあります」と言えば、聞き手は3つ分の枠を用意して聞けます。
話す側も、4つ目を足しにくくなるので、自分への制約にもなります。
数を先に出せない日は、まだ整理ができていない合図です。
そういう日は、資料を1枚作ってから話すようにしています。
人の配置を決める場面ほど、短さが効く
シフトや役割分担を決める場面では、判断に必要な材料だけを渡すほうが早く決まります。
基準を決めておけば、説明そのものが短くなります。具体的な組み方は飲食店のシフトの組み方｜人時生産性を基準にした手順で解説しています。
話が長い人に気づかせるには、指摘より場の作り方を変える
話が長い人に気づかせるにはどうすればいいか、という悩みもあります。本人に直接伝えるのは角が立ちますし、言われた側も直し方が分かりません。
「話が長い」と指摘しない
人格を評価する言い方は、相手を身構えさせます。
伝えるなら、長さではなく形に触れるほうが角が立ちません。「先に結論だけ教えてください」と頼むのは、指摘ではなく依頼です。
時間と形を先に決めておく
効くのは、場の作り方を変えることです。
- 話す時間を先に共有する
- 報告は3点までと決める
- 時間が来たら切り上げる
ルールにしてしまえば、特定の誰かを責めずに済みます。
私はスタッフとの面談で、終わりの時間を先に伝えるようにしています。
終わりが見えていると、話す側も自然と要点から話すようになります。
質問の形で返す
長い話の途中で切るのは難しいものです。
私は、区切りのいいところで「つまり、◯◯ということですか」と要約して返すようにしています。
要約が合っていれば話は前に進みますし、違っていればそこだけ補足してもらえます。
この返し方には副産物があって、本人が「自分の話はこう縮められるのか」と気づく場面があります。
指摘されるより、見本を受け取るほうが早いのだと思います。
短く話す人が、場にいること
いちばん伝わるのは、短く話す人が同じ場にいることだと感じています。
短い報告で話が通っていく様子を見ると、周りの話し方も変わっていきます。
まとめ｜話が長いのを直すのは、この3つだけでいい
話が長いのを直すために、話術を身につける必要はありません。やることは3つです。
- 1回の話に、テーマを1つだけにする
- 前置きをやめて、本題から入る
- 最後に言う一言を、話す前に決めておく
3つ目は、即興で話を振られたときの保険にもなります。
人は話の最初と最後を覚えているので、着地の言葉が決まっていれば、途中が多少よれても伝わります。
3つ同時にやろうとすると続きません。
明日は前置きをやめるだけ、と決めて1つずつ試すほうが身につきます。
話す量を減らすと、決まるまでの時間が短くなります。
私の店では、朝礼を短くしたぶん、開店前の準備に時間を回せるようになりました。
伝える時間を削ったのに、伝わる量は増えているという実感があります。
